PHÒNG HÀNH CHÍNH – QUẢN TRỊ
• Giới thiệu chung
Phòng Hành chính - Quản trị tiền thân được tách ra từ phòng Tổ chức - Hành chính của trường Trung học Sư phạm Ninh Bình, năm 1997 được thành lập khi trường được nâng cấp thành trường Cao đẳng Sư phạm Ninh Bình. Kể từ khi thành lập đến nay đã tròn 20 năm, trong đó 10 năm là đơn vị trực thuộc trường Cao đẳng Sư phạm Ninh Bình, 10 năm trực thuộc trường Đại học Hoa Lư, cùng với quá trình phát triển của nhà trường, phòng Hành chính- Quản trị là tập thể luôn đoàn kết, thống nhất phấn đấu hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao.
• Về cơ cấu tổ chức:
Phòng Hành chính quản trị hiện có 23 cán bộ viên chức và lao động hợp đồng, bao gồm: Trưởng phòng, 02 phó trưởng phòng, 04 lái xe, 04 văn thư, lễ tân; 03 nhân viên trực phòng học, hội trường; 02 nhân viên điện nước; 06 bảo vệ; 01 nhân viên theo dõi xây dựng cơ bản.
Có 2 bộ phận trực thuộc là: Tổ Hành chính, văn thư và tổ Bảo vệ
Về trình độ: Có 02 thạc sỹ; 05 đại học; 02 cao đẳng; 03 trung cấp và 11 trình độ khác.
• Lãnh đạo phòng từ năm 2007 đến nay:
Trưởng phòng:
1, Đồng chí: Hoàng Văn Khanh - Nhiệm kỳ 2007-2008.
2, Đồng chí: Lê Thị Lan - Nhiệm kỳ 2008-2015.
3, Đồng chí: Trần Tuấn Đạt - Nhiệm kỳ 2015- nay.
Phó trưởng phòng :
1, Đồng chí: Trần Việt Hùng - Nhiệm kỳ 2008 - nay.
2, Đồng chí: Trần Tuấn Đạt - Nhiệm kỳ 2010- 2015.
3, Nguyễn Thị Thu Hoài - Nhiệm kỳ 2016 - nay.
• Chức năng, nhiệm vụ
Chức năng:
Tham mưu cho ban Giám hiệu công tác quản lý hành chính, quản trị trong phạm vi toàn trường;
Xây dựng kế hoạch quản lý, sử dụng, mua sắm, sửa chữa, nâng cấp cơ sở vật chất, trang thiết bị, văn phòng phẩm phục vụ các hoạt động của nhà trường;
Chịu trách nhiệm trước Ban Giám hiệu về quản lý hành chính, văn thư lưu trữ, phục vụ lễ tân, hội nghị;
Quản lý đất đai tài sản, nhà cửa, các công trình xây dựng, điện nước, hộ khẩu của cán bộ, và nhân viên trong trường;
Điều hành việc sử dụng các trang thiết bị, phòng làm việc, phòng họp, phòng học và các loại tài sản khác được phân công quản lý. Chịu trách nhiệm chính trong việc sửa chữa nhỏ cơ sở vật chất;
Chủ trì triển khai thực hiện công tác an ninh, quốc phòng, trật tự trị an, phòng chống bão lụt và phòng chống cháy nổ.
Nhiệm vụ:
Tiếp nhận công văn thư tín, điện báo, Fax.. trình Hiệu trưởng xử lý và chuyển đến các đơn vị, cá nhân có liên quan thực hiện. Chuyển công văn, tài liệu thư tín, Fax… của lãnh đạo trường và các đơn vị trong trường đến các đơn vị trong và ngoài trường. In ấn sao lưu các loại công văn tài liệu, văn bản phục vụ cho công tác chung của trường đảm bảo chính xác, nhanh chóng, kịp thời, đúng quy định;
Quản lý và điều hành hệ thống phần mềm quản lý văn bản Ioffice; chịu trách nhiệm, tổ chức in ấn, quản lý văn bằng chứng chỉ theo sự phân công của Hiệu trưởng;
Quản lý và sử dụng con dấu, cấp giấy giới thiệu, giấy công tác… của trường theo đúng quy định; Quản lý việc lắp đặt và sử dụng điện thoại trong trường, đảm bảo thông tin liên lạc thông suốt, tiết kiệm và hiệu quả;
Đón tiếp khách, sắp xếp hướng dẫn khách đến các bộ phận chức năng để giải quyết công việc, quản lý phòng khách và bố trí chỗ nghỉ cho khách đến trường công tác;
Phục vụ âm thanh ánh sáng, trang trí khánh tiết trong các buổi lễ, hội nghị, hội thảo, cuộc họp do nhà trường tổ chức; điều hành giờ giấc học tập, làm việc của nhà trường;
Quản lý cơ sở vật chất, trang thiết bị, phương tiện, điện nước, trang thiết bị văn phòng, văn phòng phẩm,… đáp ứng yêu cầu hoạt động của nhà trường
Quản lý và xử lý, giải quyết các vấn đề có liên quan đến hộ khẩu của cán bộ, giảng viên, nhân viên trong trường;
Xây dựng kế hoạch, tổ chức triển khai thực hiện các biện pháp bảo vệ an ninh, trật tự, phòng chống cháy nổ, phòng chống bão lụt. Tham mưu xây dựng nội quy, quy chế về công tác bảo đảm an ninh, trật tự, an toàn trường học; Chủ trì giải quyết các vụ việc liên quan đến công tác bảo vệ an ninh trật tự của cá nhân và tập thể trong phạm vi trường quản lý;
Hàng năm xây dựng, lập kế hoạch tổ chức tập luyện cho lực lượng dân quân tự vệ của nhà trường;
Tham mưu, đề xuất công tác sửa chữa, xây dựng, cải tạo các công trình xây dựng được giao quản lý. Phối hợp cùng với phòng Tài vụ thực hiện các thủ tục thanh quyết toán xây dựng cơ bản, sửa chữa mua sắm theo đúng quy định hiện hành; nghiệm thu công trình đưa vào quản lý sử dụng;
Tham mưu cho Lãnh đạo nhà trường về công tác quản lý Dự án, giám sát thi công Dự án đầu tư xây dựng trường đại học Hoa Lư cơ sở mới.
• Mục tiêu và định hướng phát triển
Tăng cường và nâng cao hiệu quả của công tác quản lý, xây dựng tập thể đoàn kết nhất trí, quyết tâm hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.
Làm tốt các mảng công việc, các hoạt động chính trị xã hội cũng như các hoạt động mà Ban Giám hiệu giao.
Duy trì, ổn định các hoạt động nhằm đảm bảo thực hiện tốt chức năng nhiệm vụ của phòng.
Từng bước hiện đại và chuyên nghiệp phương pháp làm việc đối với tập thể và cá nhận đảm bảo thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của phòng để phù hợp với quá trình quản lý hiện đại của nhà trường.
• Khen thưởng:
Trong quá trình hoạt động từ năm 2007-2017, cán bộ, viên chức của Phòng hành chính quản trị luôn hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao. Những thành tích đó Phòng hành chính quản trị đã được UBND tỉnh, nhà trường tặng bằng khen giấy khen:
UBND tỉnh Ninh Bình tặng bằng khen tập thể đạt thành tích xuất sắc trong phong trào thi đua năm 2008-2009; 2010-2011.
UBND Ninh Bình tỉnh tặng danh hiệu tập thể lao động xuất sắc trong phong trào thi đua năm học 2009-2010; 2013-2014.
Hiệu trưởng trường đại học Hoa Lư tặng giấy khen tập thể lao động tiên tiến năm học 2007-2008; 2008-2009; 2009-2010; 2010-2011; 2011-2012; 2012-2013; 2013-2014; 2015-2016.
Giám đốc Công an tỉnh Ninh Bình tặng giấy khen đã có thành tích xuất sắc trong thực hiện phong trào " An toàn trường học " năm học 2015-2016./.