GIỚI THIỆU
I. Quá trình hình thành và phát triển
Phòng Hành chính - Quản trị tiền thân được tách ra từ phòng Tổ chức - Hành chính của trường Trung học Sư phạm Ninh Bình, năm 1997 được thành lập khi trường được nâng cấp thành trường Cao đẳng Sư phạm Ninh Bình. Kể từ khi thành lập đến nay đã 24 năm, trong đó 10 năm là đơn vị trực thuộc trường Cao đẳng Sư phạm Ninh Bình, 14 năm trực thuộc trường Đại học Hoa Lư, cùng với quá trình phát triển của nhà trường, phòng Hành chính- Quản trị là tập thể luôn đoàn kết, thống nhất phấn đấu hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao.
Hiện nay, phòng có có 34 cán bộ viên chức và lao động hợp đồng, bao gồm: Trưởng phòng; 02 phó trưởng phòng; 01 viên chức phụ trách hệ thống mạng, máy tính, máy chiếu và hệ thống phần mềm; 01 viên chức phụ trách cơ sở vật chất và xây dựng cơ bản; 03 viên chức phụ trách y tế; 01 viên chức phụ trách môi trường; 02 nhân viên văn thư; 03 nhân viên lễ tân; 02 nhân viên trực phòng học, hội trường; 03 nhân viên phụ trách điện nước và âm thanh ánh sáng; 04 nhân viên lái xe, 02 nhân viên bảo vệ và 05 hợp đồng ngắn hạn bảo vệ; 04 nhân viên hợp đồng ngắn hạn môi trường. Về trình độ chuyên môn có 04 Thạc sỹ, 04 Đại học, 03 Cao đẳng, 07 Trung cấp, 16 trình độ khác.
II. Chức năng, nhiệm vụ
1. Chức năng
Phòng Hành chính - Quản trị là đơn vị có chức năng tham mưu và chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng về lĩnh vực: công tác hành chính, văn thư, lưu trữ; công tác quản trị trường học; công tác y tế, môi trường; quản lý, cấp phát phôi văn bằng, chứng chỉ.
2. Nhiệm vụ
2.1. Công tác hành chính, văn thư, lưu trữ:
- Xây dựng, chỉnh sửa, bổ sung và hướng dẫn các đơn vị, cá nhân trong Trường triển khai thực hiện các quy chế, quy định, quy trình về công tác hành chính, văn thư, lưu trữ.
- Chủ trì, quản lý, khai thác, sử dụng và tổ chức kiểm tra, giám sát việc khai thác, sử dụng phần mềm Hệ thống quản lý văn bản (I-Office), thiết bị điểm danh trong Trường.
- Tiếp nhận văn bản (văn bản điện tử, văn bản giấy), các loại giấy tờ trình Hiệu trưởng xử lý và chuyển đến các đơn vị, cá nhân có liên quan trong trường thực hiện; lưu trữ văn bản gốc theo quy định pháp luật và Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Trường.
- Tiếp nhận các tài liệu, thư tín từ bên ngoài trường và gửi các đơn vị, cá nhân trong Trường theo địa chỉ trên bao bì; cấp giấy giới thiệu, giấy công tác cho viên chức và người lao động của Trường; xác nhận giấy công tác khi khách đến trường làm việc.
- Bảo quản và sử dụng tất cả các con dấu của Trường theo đúng quy định pháp luật.
- Lắp đặt, quản lý việc sử dụng điện thoại trong Trường, đảm bảo thông tin liên lạc thông suốt, tiết kiệm và hiệu quả.
- Tổ chức kho lưu trữ tài liệu, bảo quản tài liệu theo quy định.
- Chủ trì, tổ chức tập huấn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ cho các đơn vị, cá nhân làm công tác văn thư, lưu trữ trong Trường.
- Lễ tân, đón tiếp khách, sắp xếp hướng dẫn khách đến các bộ phận chức năng để giải quyết công việc, quản lý phòng khách và bố trí chỗ nghỉ cho khách đến trường công tác.
- Trang trí khánh tiết, chuẩn bị đầy đủ cơ sở vật chất phục vụ các sự kiện, hội nghị, hội thảo, cuộc họp do Nhà trường tổ chức; điều hành giờ học tập, làm việc của Trường.
- Đầu mối mua sắm vật tư, văn phòng phẩm phục vụ công việc của các đơn vị trong Trường.
- Định kỳ hoặc đột xuất thực hiện chế độ báo cáo về công tác văn thư, lưu trữ theo quy định.
2.2. Công tác quản trị:
- Xây dựng chiến lược, kế hoạch dài hạn, trung hạn, ngắn hạn, hằng năm về công tác xây dựng cơ sở vật chất của Trường.
- Tổ chức quản lý, hướng dẫn, kiểm tra các đơn vị khai thác, sử dụng cơ sở vật chất, trang thiết bị của Trường đảm bảo an toàn, tiết kiệm, gồm: đất đai, phòng làm việc, phòng học, phòng họp, phòng khách, giảng đường, hội trường, nhà đa năng, nhà xe, nhà ăn tập thể, khu nội trú của cán bộ giảng viên, ôtô, điện nước, trang thiết bị văn phòng, âm thanh…
- Phối hợp với các đơn vị có liên quan, tổ chức khảo sát và tham mưu, đề xuất việc xây dựng, sửa chữa, cải tạo, nâng cấp cơ sở vật chất, trang thiết bị nhằm đáp ứng yêu cầu công việc hàng năm.
- Quản lý và xử lý các vấn đề có liên quan đến hộ khẩu của của viên chức, người lao động trong khu tập thể Trường.
- Xây dựng kế hoạch và tổ chức triển khai thực hiện các biện pháp bảo vệ an ninh, trật tự, phòng chống cháy nổ, phòng chống bão lụt trong trường; tham mưu xây dựng, trình Hiệu trưởng ban hành các nội quy, quy chế về công tác bảo đảm an ninh trật tự, an toàn trường học; chủ trì giải quyết các vụ việc liên quan đến công tác bảo vệ an ninh, trật tự của cá nhân và tập thể trong phạm vi Trường quản lý.
- Xây dựng kế hoạch và tổ chức huấn luyện trung đội tự vệ trường hằng năm.
- Đảm bảo phục vụ xe ô tô đưa đón lãnh đạo, viên chức, người lao động và học sinh, sinh viên đi công tác, tham quan, học tập đúng giờ quy định và an toàn tuyệt đối.
- Chủ trì, phối hợp với các đơn vị có liên quan tổ chức tập huấn về công tác an ninh, trật tự, phòng chống cháy, nổ trong khu vực trường học cho viên chức, người lao động và học sinh, sinh viên của Trường.
- Định kỳ hoặc đột xuất thực hiện chế độ báo cáo về công tác xây dựng cơ sở vật chất, an ninh trật tự, an toàn trường theo quy định.
2.3. Công tác y tế, môi trường:
- Xây dựng và triển khai kế hoạch chăm sóc sức khỏe cho viên chức, người lao động, học sinh, sinh viên; kế hoạch vệ sinh môi trường, an toàn thực phẩm, phòng chống dịch bệnh trong khu vực trường học hàng năm.
- Phối hợp với các đơn vị có liên quan, tổ chức khám sức khỏe đầu vào cho học sinh, sinh viên nhập trường theo quy định.
- Chuẩn bị đầy đủ cơ số thuốc, dụng cụ y tế để thực hiện việc chăm sóc sức khỏe cho viên chức, người lao động, học sinh, sinh viên đang làm việc, giảng dạy, học tập trong Trường khi cần thiết.
- Đảm bảo công tác vệ sinh môi trường, phòng dịch bệnh, an toàn thực phẩm trong khu vực trường học theo quy định.
2.4. Quản lý, cấp phát phôi văn bằng, chứng chỉ:
- Phối hợp với các đơn vị có liên quan, xây dựng và triển khai kế hoach in ấn, sử dụng phôi văn bằng, chứng chỉ hàng năm.
- Tổ chức cấp phát phôi văn bằng, chứng chỉ theo đề nghị của các đơn vị.
- Tổ chức quản lý, bảo mật phôi văn bằng, chứng chỉ theo quy định.
2.5. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Hiệu trưởng phân công..
III. Nhân sự
1. Lãnh đạo phòng từ năm 2007 đến nay
Trưởng phòng
1, Đồng chí: Hoàng Văn Khanh - Nhiệm kỳ 2007-2008.
2, Đồng chí: Lê Thị Lan - Nhiệm kỳ 2008-2015.
3, Đồng chí: Trần Tuấn Đạt - Nhiệm kỳ 2015- 2016.
4, Đồng chí: Trần Việt Hùng - nhiệm kỳ 2017 - nay.
Phó trưởng phòng
1, Đồng chí: Trần Việt Hùng - Nhiệm kỳ 2008 - 2016.
2, Đồng chí: Trần Tuấn Đạt - Nhiệm kỳ 2010- 2015.
3, Đồng chí: Nguyễn Thị Thu Hoài - Nhiệm kỳ 2016 - nay.
4, Đồng chí: Đinh Thành Công- nhiệm kỳ 2017- nay.
2. Ban lãnh đạo hiện nay
Trưởng phòng: ThS. Trần Việt Hùng
Phó Trưởng phòng: CN. Nguyễn Thị Thu Hoài
Phó Trưởng phòng: ThS. Đinh Thành Công
3. Các bộ phận trực thuộc
- Bộ phận Hành chính: Gồm có văn thư, lễ tân, hội trường.
- Bộ phận Quản trị: Gồm có tổ bảo vệ, lái xe, quản lý phòng học, hội trường, điện nước và sửa chữa cơ sở vật chất.
- Bộ phận Y tế - Môi trường.
IV. Những thành tích nổi bật
Trong quá trình hoạt động từ năm 2007-2021, cán bộ, viên chức của Phòng Hành chính - Quản trị luôn hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao. Những thành tích đó Phòng Hành chính - Quản trị đã được UBND tỉnh, nhà trường tặng bằng khen giấy khen:
- UBND tỉnh Ninh Bình tặng bằng khen tập thể đạt thành tích xuất sắc trong phong trào thi đua năm 2008-2009; 2010-2011;
- UBND Ninh Bình tỉnh tặng danh hiệu tập thể lao động xuất sắc trong phong trào thi đua năm học 2009-2010; 2013-2014;
- Hiệu trưởng trường đại học Hoa Lư tặng giấy khen tập thể lao động tiên tiến năm học 2007-2008; 2008-2009; 2009-2010; 2010-2011; 2011-2012; 2012-2013; 2013-2014; 2015-2016; 2016-2017; 2017-2018;
- Năm 2011; 2013 được Hiệu trưởng trường Đại học Hoa Lư tặng Giấy khen về thành tích xuất sắc trong các năm học 2010-2011; 2012-2013.
- Giám đốc Công an tỉnh Ninh Bình tặng giấy khen đã có thành tích xuất sắc trong thực hiện phong trào " An toàn trường học " năm học 2015-2016;
V. Địa chỉ liên hệ
Nhà A1, Trường Đại học Hoa Lư, Ninh Nhất, Thành phố Ninh Bình, Tỉnh Ninh Bình
Điện thoại liên hệ: 02293.892.240
Email: hanhchinh@hluv.edu.vn